Elektroniczny obieg dokumentów (Workflow)

Oferowany przez firmę Technology program Workflow jest rozwiązaniem skierowanym dla średnich i dużych przedsiębiorstw. Narzędzie to znacznie upraszcza procesy związane z wszystkimi poziomami zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów w firmie. Nasz system usprawnia działanie administracyjne w przedsiębiorstwach handlowych, usługowych, firmach produkcyjnych i korporacjach.

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na automatyzację szerokiej gamy procesów związanych z obiegiem wszelakich dokumentów wewnątrz firmy, a także na niezwykle proste, bezproblemowe i szybkie zarządzanie całą dokumentacją firmy.

System Obiegu Dokumentów (SOD) od Technology to przetestowane i sprawdzone narzędzie, doceniane przez wszystkich naszych użytkowników, zarówno pracodawców, jak i pracowników.

Obieg dokumentów w firmie - możliwości systemu

Nasz system pozwala na skuteczne zapanowanie nad ogromnymi ilościami wszelkich możliwych dokumentów w firmie między innymi nad ogromem wystawianych i otrzymywanych faktur, składanych i realizowanych zamówień, różnych pism, ofert, umów, pism związanych ze zmianami prawnymi oraz innych dokumentów. Pozwala ograniczyć ilość niepotrzebnych wydruków do minimum, koniec z brakiem miejsca do przechowywania ogromnych i ciężkich segregatorów! Już dziś wybierz nasz program do dokumentów firmy LUMINUM.

Jeden pracownik firmy jest w stanie w ciągu roku wydrukować 16 tysięcy kartek papieru – takie badania przeprowadziła firma IBM. Przechowywanie takiej ilości dokumentacji utrudnia i wydłuża wszelkie procesy zachodzące w firmie, w dodatku pojawiają się problemy z ich przechowywaniem.  Właśnie z myślą o usprawnieniu, odciążeniu od drukowania, przechowywania milionów dokumentów powstał nasz system Workflow, który pozwala na elektroniczne zarządzanie dokumentacją, poprzez co usprawnia, przyspiesza działanie firmy czy przedsiębiorstwa.

Realny zysk z naszego systemu

• Uporządkowanie, pogrupowanie, posegregowanie dokumentacji.
• Łatwy i szybki dostęp do potrzebnych danych online.
• Oszczędność pieniędzy na tusze, tonery, drukarki, papier oraz inwestycja w ekologię.
• Oszczędność miejsca i czasu do przechowywania, magazynowania i wyszukiwania.

Elektroniczny obieg dokumentów - zalety  systemu

Wdrożenie elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów (SOD) przynosi firmie wiele nieocenionych korzyści. Wśród najważniejszych z nich można wymienić między innymi:

• zastąpienie dowolnego dokumentu papierowego w elektroniczny odpowiednik;
• usprawnienie, ułatwienie i zoptymalizowanie pracy w firmie, zwłaszcza w zakresie działów administracji i HR;
• prostsze, szybsze i bezbłędne wypełnianie formularzy, dzięki automatyzacji tego procesu;
• zmniejszenie kosztów operacyjnych;
• optymalizacja przepływu informacji za sprawą systemu powiadomieniom e-mail oraz SMS;
• komfortowy i natychmiastowy dostęp do aktualnych informacji on-line;
• ewidencjonowanie pełnej historii zmian i akceptacji dla wszystkich dokumentów;
• monitorowanie wszystkich procesów związanych z dokumentami, na każdym etapie;
• przejście od formularzy tradycyjnych do elektronicznych (z zachowaniem obowiązujących form i zasad w danej firmie);
• możliwość integracji systemu SOD z innymi systeami np. finansowymi, księgowymi, Intranetem, Ekstranetem itp.;
• usystatematyzowanie wszystkich powstających w firmie dokumentów.

 

Przykładowy diagram obiegu dokumentów

Zarządzanie obiegiem dokumentów dostosowane do potrzeb firmy

Wdrażany przez nas system Workflow za każdym razem dopasowujemy do indywidualnych potrzeb klienta. Doskonale wiemy, że każda firma jest wyjątkowa, dlatego też nasze programy są w pełni elastyczne. Już na etapie pierwszych rozmów przedstawiamy możliwości dostosowania do indywidualnego zapotrzebowania – jeśli jest ono konieczne. Dostosowujemy system do różnych typów dokumentów jakie towarzyszą procesom w danym przedsiębiorstwie. Nasz system pozwala na tworzenie dowolnej liczby obiegu dokumentów, w zależności od potrzeb klienta. Nawet najbardziej skomplikowany obieg nam nie jest straszny!

Skład Systemu Elektronicznego Obiegu dokumentów

Każdy z naszych systemów ma możliwość dowolnych modyfikacji. Skład przykładowego systemu (w oparciu o System zakupowy) może wyglądać następująco:
 

• złożenie zapotrzebowania zakupu przez pracownika,
• akceptacja lub odrzucenie danego zapotrzebowania przez przełożonego,
• zbieranie ofert oraz wybór najkorzystniejszej z nich przez dział zakupów lub wyznaczonego do tego zadania pracownika,
• złożenie  zamówienia,
• wprowadzenie do systemu faktury,
• akceptacja faktury,
• dokonanie płatności,
• zamknięcie (zakończenie) obiegu.

Przykład ten obrazuje jak łatwo można zautomatyzować obieg dokumentów w firmie jeśli chodzi o proces zakupowy. Nasz system z niezwykłą łatwością można także dostosować do innych działów, na przykład aby wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów w dziale HR, lub administracji, na produkcji, w dziale marketingu, oraz innych komórkach firmy.
 

Workflow - co zyskacie w praktyce

Elektroniczne zarządzanie dokumentami jest rozwiązaniem idącym z duchem czasu, innowacyjnych, na miarę XXI wieku. Dzięki niemu:

• pracownik - w każdej chwili może sprawdzić status złożonego przez niego dokumentu,
• przełożony - ma ścisłą kontrolę nad wszystkimi dokumentami przygotowanymi przez podwładnych,może śledzić ich status oraz cały proces obiegu,
• konkretne działy firmy - posiadają nieograniczony dostęp do dokumentów związanych ze swoją działalnością zgodnie z uprawnieniami,
• księgowość - zyskuje pełen wgląd w prosty sposób, do faktur które już są opłacone i tych które wymagają uregulowania, ,
• kontrahenci - mogą natychmiast uzyskać informację na temat płatności za ich fakturę, informacji na jakim etapie jest ta płatność, 

Dla firmy, która chce poprawić sprawność swojego działania, nasz system jest idealnym rozwiązaniem, bo standardowa funkcja systemu Luminum to wysyłanie powiadomień e-mail o konieczności akceptacji dokumentów (przyspiesza to wszystkie procesy działania w firmie). W wersji rozszerzonej naszego systemu można również zaprogramować wysyłanie wiadomości SMS z informacją, że pojawił się nowy dokument do akceptacji. To naprawdę niezwykle wygodne rozwiązanie, idealnie dopasowane do potrzeb współczesnego biznesu, w którym nikt nie lubi czekać i czas to pieniądz.

Na rynku nie mamy konkurencji, jesteśmy konkurencyjni z wielu względów: doświadczenia, które liczy przeszło 20-ścia lat, pod względem obsługi wielu firm z różnych branży, innowacyjności, oferowanych możliwości oraz bardzo korzystnej ceny. Nad naszymi systemami sprawujemy opiekę i gwarantujemy im ciągły rozwój i udoskonalanie już od 20-stu lat.

Oferowane funkcjonalności

Wybierając nasz Elektroniczny System Obiegu Dokumentów w firmie otrzymujesz:

• obiegi dokumentów indywidualnie dostosowywane do potrzeb w Twojej firmie,
• przejrzyste repozytorium dokumentów,
• możliwość śledzenia stanu dokumentów na bieżąco,
• dostęp do dokumentów wedle ustalonej hierarchii uprawnień,
• łatwy i szybki dostęp do wszystkich dokumentów wprowadzonych do systemu, zamówień, faktur itd.,
• powiadomienia o konieczności akceptacji wysyłane SMSem/e-mailem (usprawienie procesu akceptacji),
• wielopoziomowe akceptacje dokumentów,
• limity akceptacji,
• generowanie dowolnych raportów,
• pełna historia akceptacji i obiegu dla danego dokumentu.

 

Przykładowy diagram obiegu dokumentów

 

Proponowane obiegi dokumentów 

W oparciu o nasze wieloletnie doświadczenie oferujemy naszym klientom różne, rozbudowane systemy ułatwiające elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Wśród nich znajdują się:

Elektroniczne wnioski urlopowe

System, który umożliwia obsługę nieobecności pracowników oraz na sprawne zarządzanie wszelkiego typu urlopami i absencjami.  Pozwala to również na elektroniczny obieg dokumentów dotyczący nieobecności oraz zwolnień, a także odbioru nadgodzin i dni wolnych.

E-delegacje

Ten system stworzony jest do ułatwienia obsługi delegacji krajowych jak i zagranicznych. Dzięki niemu można stworzyć polecenie wyjazdu, ale również w wygodny i prosty sposób, za pomocą elektronicznego obiegu dokumentów rozliczyć każdą delegację, bez względu na czas podróży, cel i poniesione wydatki.

System ocen pracowniczych

To unikalne Narzędzie, które usprawnia tworzeniu formularzy dotyczących ocen poszczególnych pracowników oraz automatyzuje proces przyznawanych im premii, a także workflow tych dokumentów. Sposób premiowania, a także określone cele mogą być indywidualnie dopasowywane do danego przedsiębiorstwa.

Zarządzanie dokumentami

System nieoceniony w firmach z dużym przepływem różnorodnych dokumentów. Zapewnia dostęp do każdej wersji danego dokumentu elektronicznego, oczywiście zgodnie z nadanymi uprawieniami. System umożliwia przechowywanie plików w przeróżnych formatach oraz umożliwia ich workflow.

Elektroniczny obieg faktur

Rewelacyjne zaprojektowany system zakupowy, który podnosi efektywność funkcjonowania przedsiębiorstwa. Zapewnia funkcję tworzenia i obiegu elektronicznych dokumentów dotyczących zapotrzebowani zakupowych, a także przyspiesza, usprawnia i optymalizuje proces ich akceptacji i rozliczania faktur.

Rozliczanie Kosztów

Narzędzie pozwalające na wygodne, sprawne, szybkie rozliczanie wszystkich kosztów ponoszonych przez pracowników w danym okresie rozliczeniowym. Automatyzuje workflow, zapewnia dostęp do tworzonych dokumentów (uwzględniając uprawienia), możliwość ich edytowania oraz sprawdzenia etapu na jakim się obecnie znajdują.